Macのメールアプリの通知をオフにする方法

Macでメールの通知をオフにしたい。ただ、全部止めると困る相手がいる。この2つが同時に成り立つかどうかが、この設定のいちばんの分かれ目です。Macの通知は、バナーの表示、通知音、Dockのバッジが別々のスイッチになっているので、どれを止めたいのかを決めれば作業は数分で終わります。ここでは、切り方の種類と手順、特定の相手だけ通す作り方、そしてブラウザでメールを見ている場合の違いを順に整理します。

止めたいのは音か、バナーか、全部か

作業に入る前に決めるのはここだけです。メールの通知で仕事が途切れる原因は人によって違い、音が鳴った瞬間に手が止まる人もいれば、画面の右上に出る動きで視線が外れる人もいます。Dockのバッジの数字が増えていくのが気になる人もいます。

止めるものを1つに絞ると、副作用が小さくなります。音だけ止めれば、届いたことは画面で分かります。バナーだけ止めれば、通知センターには残ります。全部止めれば静かになりますが、自分で見にいく習慣が要ります。通知音を切るだけでも効果があるという話は、働き方を扱う記事でも取り上げられています。

今回は、Macを使っている方に向けて、メールの通知音をオフにするだけで、仕事の効率が大幅に上がるお話をしたいと思います。 出典: note.com

メールは、ほとんどの場合すぐに返す必要がありません。1日2回のようにまとめて見る形に切り替えると、通知をどう設定するかという問題自体が小さくなります。どの切り方を選ぶかは、返信の速さを求められる仕事かどうかで決まります。

システム設定から切るのが基本の手順

メールの通知は、システム設定の「通知」で切ります。アップルメニューからシステム設定を開き、サイドバーを下にスクロールして「通知」をクリックします。アプリケーションの通知の一覧からメールを選ぶと、スイッチが並びます。

全部止めるなら「通知を許可」をオフにします。これをオフにすると、その下の項目は淡色になって触れなくなります。止め方としては最も単純で、通知センターにも残りません。

音だけ止めるなら「通知音を鳴らす」をオフにします。バナーは今までどおり出るので、届いたことは分かります。作業中に手が止まる原因が音なら、この1つだけで足りることが多い切り方です。

バナーだけ止めるなら、通知スタイルでデスクトップへの表示を外します。通知センターへの表示を残しておけば、あとからまとめて確認できます。表示の仕方には「一時的」と「持続的」があり、一時的はしばらくすると消え、持続的は閉じるまで画面に残ります。持続的にしているアプリは、集中モードを抜けた瞬間にまとめて戻ってくるので、メールでは一時的のほうが扱いやすくなります。

Dockの数字を消したいなら「アプリケーションアイコンにバッジを表示」をオフにします。これも表示や音とは別のスイッチです。

画面の状態で分ける項目もあります。同じ「通知」の画面の上部には、ディスプレイがスリープ中のとき、画面がロックされているとき、ディスプレイをミラーリング中または共有中のそれぞれで、通知を一時停止するか許可するかを決める項目が並んでいます。ここはメールだけでなくすべてのアプリに効きます。画面を共有している間だけメールを見せたくない、という用件はこちらで片が付くので、メールの通知そのものを切る必要はありません。

もうひとつ、「プレビューを表示」も選べます。常に表示、ロックされていないときのみ、表示しないの3つがあり、表示しないにすると、通知は出ても件名や本文は出ません。内容が見えると読んでしまう人は、通知を止めるよりここを変えるほうが効きます。

大事な相手だけ通す形にする

全部止めると困る相手がいる場合、通知をオフにするのではなく、通す相手を絞る形にします。Macの標準のメールアプリには「ルール」という機能があり、条件に合うメールだけに別の扱いをさせられます。

Macの標準メールアプリには「ルール」機能があり、これを使えば指定したメールアドレスからの受信時だけDockアイコンを跳ねさせて通知できます。新着サウンドはオフのまま、重要なメールだけ見逃さない環境が作れます。 出典: blog.skeg.jp

この組み立てなら、通知音とバナーはオフのままにしておき、指定した相手からのメールだけが別の合図で分かります。取引先や上長のアドレスを条件に入れておけば、全部止めた状態でも取りこぼしません。

ルールは、メールアプリの設定にあるルールの欄から追加します。差出人が特定のアドレスであることを条件にして、実行する動作に音を鳴らす、あるいはメッセージに色を付けるといったものを選びます。条件は複数並べられるので、取引先のドメイン全体を対象にする組み方もできます。動作は届いた瞬間に走るため、まとめて見にいく使い方とも相性がよい仕組みです。作ったあとは、条件に合うメールを自分宛に1通送って、思ったとおりに動くかを確かめておくと安心です。

集中モードを併用する手もあります。集中モードの「通知される連絡先」で通す相手を選ぶと、その集中モード中はその相手だけ通ります。連絡先に登録されている相手であれば、こちらのほうが設定は簡単です。相手がアドレス単位で決まっていて、連絡先に入っていないなら、メールアプリ側のルールのほうが確実です。

どちらを使うにせよ、通す相手は最初から広げないことが肝心です。5人を超えたあたりから、止めた意味が薄れていきます。1週間使って、鳴って困らなかった相手を残し、手が止まった相手を外す、という足し引きを2回ほど繰り返すと形が決まります。

通知を切ったあと、見にいく習慣をどう作るか

通知を止めた直後に起きるのが、確認の回数がかえって増えるという現象です。届いたかどうかが分からないので、気になって何度もメールを開く。これでは集中が戻りません。

対策は、見る時間を決めてしまうことです。午前と午後の決まった時刻に開く、という形にしておけば、その間は開かなくてよいと判断できます。届いていないか気になるなら、Dockのバッジだけ残しておくと、開かずに件数が分かります。バッジは音もバナーも伴わないので、作業を止める力が弱いのが利点です。

通知を切ったことを、よく連絡を取る相手に一言伝えておくのも手です。急ぎの用件は別の手段で連絡してもらう、と決めておけば、メールを開く頻度を下げても実害が出ません。返信が遅れて困るのは、たいてい相手が急いでいるときだけなので、その経路さえ空けておけば足ります。

メールアプリ側で新着の取得間隔を変える方法もあります。取得の間隔を長くすると、届く単位がまとまるので、通知を出す設定に戻したときも回数が減ります。

通知センターの使い方も決めておくと楽になります。メニューバーの時刻表示をクリックするか、トラックパッドを2本指で画面の右端から左へ払うと開きます。通知のグループ化を自動にしていると、メールの通知はアカウント別に分かれます。仕事と個人でアカウントを分けている人は、この並び方のほうが目を通しやすくなります。

会社のメールをOutlookや別のアプリで見ている場合

通知の切り方は、使っているアプリによって場所が変わります。ただ、考え方は同じです。macOSの「通知」で切るとそのアプリの通知が全部止まり、アプリ側の設定で切ると条件を付けた止め方ができます。どちらで止めるかは、例外を作りたいかどうかで決めます。

例外が要らないなら、macOS側で切るのが確実です。アプリの更新で設定画面の作りが変わっても、システム設定の「通知」の項目は変わりません。アプリを入れ替えたときも、同じ場所を見れば済みます。

例外が要るなら、アプリ側で切ります。多くのメールアプリは、フォルダごとや送信元ごとに通知を変えられる作りを持っています。受信トレイだけ通して、自動で振り分けているフォルダは黙らせる、という形にすると、届く量が大きく減ります。メールマガジンや通知メールを別のフォルダへ振り分けているなら、これだけで画面の静かさが変わります。

複数のアカウントを1つのアプリで受けている場合は、アカウント単位で分けられるかも確認します。仕事用だけ通して、個人用は静かにする。この分け方ができるかどうかで、全部止めるしかないのか、絞り込めるのかが決まります。分けられないアプリであれば、そもそもアカウントごとに窓を分ける方法を考えるほうが早く片付きます。

ブラウザでメールを見ている場合は、切る場所が変わる

Gmailをブラウザのタブで開いている人は、ここまでの手順がそのままでは当てはまりません。macOSから見ると、通知の出どころはメールアプリではなくブラウザだからです。

システム設定の「通知」でブラウザの通知をオフにすると、そのブラウザで開いているすべてのサービスの通知が一度に消えます。Gmailの通知だけ止めたいのに、SlackもNotionも一緒に静かになる。逆に、Gmailだけ残して他を止めることもできません。

サービス単位で止めたいなら、ブラウザ側かサービス側で切ります。Chromeであれば、設定のプライバシーとセキュリティからサイトの設定へ進み、権限の通知を開いて、そのサイトをブロックに移します。手順はChrome ヘルプにあります。Gmail自体にもデスクトップ通知の設定があります。右上の設定アイコンからすべての設定を表示を開き、デスクトップ通知まで下にスクロールすると、メール通知（新規メール）ON、メール通知（重要メール）ON、メール通知 OFF の3つから選べます。重要メールだけに絞れば、通知は残したまま量だけを減らせます。同じ場所にメールの通知音の項目もあり、ここで「なし」を選ぶと音だけが止まります。選んだあとはページ下部の変更を保存を押さないと反映されません。設定の詳細はGmail ヘルプにまとまっています。

それでも残るのが、複数のアカウントを行き来している場合の面倒さです。仕事用と個人用のGmailを同じブラウザで開いていると、通知の設定はサイト単位になるため、片方だけ止めるのが難しくなります。

この構造を置き場所から変えるのが、アプリ集約ブラウザと呼ばれる種類のmacOSアプリです。サービスごとにアプリごとに独立したワークスペースを与え、通知もサービス単位で扱います。どういう作りでそうしているかはできることのページに整理されていて、通知を1か所に集める考え方と、キーひとつで切り替える操作が説明されています。

アカウントを混ぜない仕組みはワークスペースのページが詳しく、アプリごとに専用のCookieコンテナを持たせるため、3つのGmailに同時にログインしても互いの存在を知らない作りになっています。仕事用だけ通して個人用は静かにする、という分け方ができるのはこの構造によるものです。載せられるサービスは使えるアプリのページにまとまっていて、無料で使える範囲は料金のページにあります。無料の線はワークスペース1つとアプリ3つまでです。細かい疑問はよくある質問に集まっています。

メールの通知をオフにするのは、静かにするためではなく、開く時間を自分で決めるためです。どこまで止めるかは、代わりにどうやって気付くかとセットで決めると失敗しません。