Notionの複数アカウントをMacで使い分ける｜切り替えの設計

Notionでは、複数のアカウントに同時にログインしたまま使えます。サイドバーの下にあるワークスペース名を押して切り替えメニューを開き、「別のアカウントを追加」から2つ目のメールアドレスでログインすれば、次からはログアウトせずにメニューから行き来できます。追加できるアカウント数に上限は無く、料金もかかりません。この記事では、Notionの公式ヘルプの画面の名前どおりに追加と切り替えの方法を並べ、そのうえで「アカウント」と「ワークスペース」の違い、90日で自動的にログアウトされる仕様、無料プランで気をつける点、Macでの置き場所の決め方を順に整理します。内容はすべて、2026年10月18日に公式ヘルプと料金ページで確かめたものです。

アカウントとワークスペースは別のもの

Notionの複数アカウントで迷う人の多くは、アカウントとワークスペースを同じものとして考えています。この2つは別の単位です。

• アカウント: ログインに使うメールアドレス。個人用のGmailと勤務先のアドレスなら、アカウントは2つ
• ワークスペース: ページやデータベースが入る場所。1つのアカウントで、いくつものワークスペースを持ったり参加したりできる

公式ヘルプによると、ワークスペースの切り替えメニューには、そのメールアドレスで使っているすべてのワークスペースが標準で表示されます（出典: Notionヘルプ「ワークスペースの作成、参加、ワークスペースから退出」）。つまり、同じメールアドレスのまま「個人」「副業」「学校」と分けたいだけなら、アカウントを増やす必要はありません。ワークスペースを増やせば足ります。

アカウントを分ける必要があるのは、メールアドレスそのものを分けたいときです。たとえば、会社のワークスペースには勤務先のアドレスで、個人のメモには個人のアドレスで入りたい場合です。ヘルプでも、個人的なワークスペースには個人のメールアドレスを、チームのワークスペースには勤務先のメールアドレスを使いたい場合の方法として、別のアカウントの追加を案内しています。

もう1つ、ワークスペースの選び方に効く仕様があります。ヘルプのFAQでは、有料プランは1つのワークスペースにだけ適用され、アカウントで使っているすべてのワークスペースが対象になるわけではないと説明されています。ワークスペース同士はそれぞれ完全に独立していて、ワークスペースをまたいでページをリンクすることもできません。そのためヘルプは、ワークスペースはできるだけ少なくし、サイドバーの最上位のページで整理することを勧めています。

別のアカウントを追加する方法

ここからは、公式ヘルプに書かれている画面の名前のまま手順を並べます。

アカウントを追加する

1. サイドバーの下部にあるワークスペース名をクリックし、ワークスペース切り替えメニューを開く
2. 「別のアカウントを追加」をクリックする
3. 画面の手順に沿って、2つ目のメールアドレスでログインする。この画面から新しいアカウントを作ることもできる

ログインが終わると、そのアカウントのワークスペースに移ります。次に切り替えメニューを開くと、追加したアカウントとワークスペースが一覧に加わっています。ヘルプは、こうしてアカウントを追加しておけば、切り替えのたびにログアウトしてログインし直す必要がなくなると説明しています。

新しいワークスペースを作る

1. 切り替えメニューを開き、新しいワークスペースを結び付けたいメールアカウントの右にある「•••」をクリックする
2. 「ワークスペースへの参加・新規作成」をクリックする
3. 既存のワークスペースの一覧を下までスクロールし、「ワークスペースを作成」をクリックする

勤務先のメールアドレスを使っている場合は、ここで自動参加できるワークスペースの一覧が出ることがあります。一方、gmail.com や outlook.com のような個人のアドレスでは、ほかのワークスペースへの自動参加はできません。個人のアドレスで会社のワークスペースに入るには、管理者からの招待が必要です。

切り替える

切り替えメニューから移りたいワークスペースを選ぶだけです。デスクトップアプリでは、ctrl + shift + 数字キーでも切り替えられます。数字は切り替えメニューに並んでいる順番に対応しているため、よく使うワークスペースを上に並べておくと、キー1回で届きます。

注意したい3つの仕様

複数アカウントを使い始めてから気づくことが多い仕様が3つあります。

1つ目は、90日での自動ログアウトです。ヘルプには、ログイントークンの有効期限は90日間で、期限が切れてログアウトされた場合は、切り替えメニューの「別のアカウントを追加する」から追加し直す必要があると書かれています。しばらく開いていなかったアカウントが一覧から消えていても、データが消えたわけではありません。追加し直せば元に戻ります。2段階認証を設定している場合は、そのときに認証のコードが要るため、認証アプリの入った端末を手元に置いておきます。

2つ目は、アカウント数とパフォーマンスの関係です。ヘルプのFAQでは、サインインできるアカウント数に今のところ制限は無いものの、10以上のアカウントに一度にログインすると、パフォーマンスが下がる可能性があると説明されています。取引先ごとにアカウントを分けているフリーランスの場合、この数に届くことは珍しくありません。使わなくなったアカウントは、切り替えメニューでそのアカウントの右の「•••」から「ログアウト」を選び、一覧から外しておくと軽く保てます。

3つ目は、ログアウトの範囲です。1つのアカウントだけログアウトするなら上の方法で、すべてのアカウントから一度にログアウトするなら、切り替えメニューの下部にある「すべてログアウトする」を使います。共用のパソコンでログアウトし忘れた場合は、ログインできる端末から「設定」を開き、自分の名前の項目にある「すべてのデバイスからログアウトする」で、ほかの端末のログインも切れます。

無料プランで複数アカウントを使うときのポイント

アカウントの追加そのものに料金はかかりません。ただし、ワークスペースごとのプランの違いは、分け方に影響します。Notionの料金ページで確かめた無料のフリープランの主な条件は次のとおりです（出典: Notion 料金プラン）。

項目	フリープラン
料金	0円
ページとブロック	個人の利用は無制限。メンバーが2名以上の場合は制限あり
ファイルのアップロード	1ファイル最大5MB
ページの履歴	7日
外部ゲスト	10人まで

ここから分かるポイントは、1人で使うワークスペースは無料のままで困りにくく、人を招くワークスペースから制限に当たる、ということです。料金ページのFAQでは、複数のメンバーで使っているフリープランのワークスペースがブロックの上限に達すると、既存のブロックは閲覧や編集ができる一方で、新しいブロックは追加できなくなると説明されています。

そのため、ほかの人と一緒に使う仕事は、相手側の有料ワークスペースにゲストやメンバーとして招いてもらう形が現実的です。自分のアカウントの中に無料のワークスペースを作って人を招くと、ブロックの上限と、外部ゲスト10人の上限の両方に当たりやすくなります。有料プランはメンバー1人ごとに課金され、ゲストは無料で、招待されたページにだけアクセスできます。

ワークスペースの間でページを動かしたい場合は、同じアカウントに属するワークスペース同士なら、サイドバーの最上位ページの「•••」から「別ページへ移動」を選び、移動メニューの下にあるドロップダウンで移動先のワークスペースを選べます。子ページも一緒に移ります。別のアカウントのワークスペースへは、この方法では動かせません。

体験談で多い使い分けと、おすすめの分け方

複数アカウントの使い方を紹介する記事では、仕事用と私用を分ける例がもっとも多く挙がっています。

Notionでは複数アカウントを作ることができるため、仕事用とプライベート用に分けるなど様々な活用方法があります。 出典: onechat.jp

実際の分け方は、メールアドレスの数ではなく、誰がそのワークスペースの持ち主かで決めると整理しやすくなります。

• 自分が持ち主で、1人で使う: 個人のアカウントの中に、用途ごとのワークスペースか最上位ページを作る
• 会社が持ち主: 勤務先のアドレスのアカウントで参加する。会社の管理の設定が個人のメモに及ばないように、個人のアカウントとは分ける
• 取引先が持ち主: 取引先から招待されたアドレスで参加する。取引先ごとにアドレスが違うなら、その数だけアカウントを追加する

この分け方なら、契約が終わった取引先のワークスペースは、そのアカウントごとログアウトすれば一覧から消えます。退出する場合は、「設定」の「ワークスペース」の下にある「一般」を開き、「注意！」の欄から「ワークスペースから退出」を選びます。退出すると中のコンテンツにはアクセスできなくなるため、残したいデータは先にエクスポートしておきます。

Macで使うときの置き場所の決め方

Notionのアカウントを増やすと、次に困るのは、Notionをどこで開くかです。Macでは主に3つの置き方があります。

1つ目は、Notionのデスクトップアプリに全アカウントをまとめる方法です。切り替えメニューと ctrl + shift + 数字キーで行き来でき、もっとも手軽です。ただし、切り替えると窓の中身がそのワークスペースに入れ替わるため、2つのアカウントのページを見比べるには行き来を繰り返すことになります。

2つ目は、デスクトップアプリとWebブラウザで分ける方法です。たとえば会社のアカウントはデスクトップアプリ、個人のアカウントはブラウザ、と決めます。窓が分かれるので、2つのアカウントのページを左右に並べて見られます。そのかわり、ブラウザ側でもう1つのアカウントを使うには、ブラウザのプロファイルを分けるか、同じプロファイルでNotionの切り替えメニューを使うことになり、Gmailなどほかのサービスのアカウントと組み合わせると管理が複雑になります。

3つ目は、Webアプリをまとめるブラウザを使う方法です。このサイトの運営元が作っているMac用のアプリ集約ブラウザでは、Notionをアプリとして追加し、左のサイドバーのNotionを右クリックして「別アカウントとして追加（セッションを分ける）」を選ぶと、「Notion 2」のような名前で別のログイン状態を持つアプリが加わります。仕事用と個人用のNotionが、それぞれのGmailやSlackと同じワークスペースに並び、⌘1から9のキーで直接開けます。ワークスペースの作り方はワークスペースに、ほかの機能はできることにまとめています。同じサービスに複数のアカウントで入る機能は有料版の機能で、最初の14日間は無料で試せます。金額は料金のページにあります。

どの置き方を選ぶ場合でも、最初に決めるのは「どのアカウントを毎日開くか」です。毎日開くアカウントは1か所にまとめ、月に数回しか開かないアカウントは切り替えメニューに入れておくだけにすると、90日の期限に引っかかったときの追加し直しも、数件で済みます。