Waveboxの使い方｜入れる前に決めておく4つの手順

Waveboxの使い方でつまずく人の多くは、操作が分からないのではなく、設定の順番を間違えています。インストールそのものは数分で終わり、初回の案内に沿って進めればアプリも並びます。それでも1週間後に作り直しになるのは、最初の画面で決めた「どのメールアドレスでログインしたか」と「スペースをいくつ作ったか」が、後から変えにくい土台になっているからです。ここでは、インストーラを起動する前に決めておく項目から順に並べます。

入れる前に決める4つ

順番として先に決めておくのは次の4点です。どれも後から変えられますが、変えると入れ直しややり直しが発生します。

1. 最初にログインするメールアドレス
2. スペースをいくつ、どういう単位で作るか
3. 別Profileにするものがあるか
4. 今のブラウザから何を持ち込むか

この4つを決めずに進めると、初期設定の画面で3つのスペースを作る場面が来たときに、その場の思いつきで名前を付けることになります。仕事、プライベート、副業という初期の例がそのまま残っている状態は、実際の作業の単位と合っていないことが多く、結局あとで組み替えることになります。

最初のログインアドレスが、既定のスペースを決める

いちばん影響が大きいのが1つ目です。アカウント作成には3通りあります。GoogleまたはMicrosoftのアドレスでログインする、任意のアドレスでアカウントを作る、チームに招待されているなら招待先のアドレスを入れる、の3つです。チームの招待アドレスで入った場合は、以降の初期設定が省略され、管理者の作った雛形が入った状態で起動します。

ここで重要なのは、最初に使ったアドレスが既定のスペースの主サインインになるという点です。つまり、そのアドレスでログインするサービスは、既定のスペースに入れておけばサインインが維持されます。逆に言えば、普段いちばん多く使うアドレスとは別のもの（試しに作った捨てアドレスなど）で始めてしまうと、いちばん使うアカウントが主ではない扱いになります。

既定のスペースは後から変えられます。設定のスペース一覧で対象のスペースの三点メニューを開き、既定に指定し直す形です。ただし、この操作のあとは新しい既定スペース側のアプリに入り直す作業が発生します。最初に選ぶアドレスを1つ間違えるだけで、この入り直しが全アプリ分ぶら下がってくる、と考えておくと判断を急がずに済みます。

インストールと初期設定の順番

決めるものが決まったら、実際の手順は次の流れです。macOSの場合の順番は公式のナレッジベースに掲載されています。

1. ダウンロードしたdmgをFinderで開き、アイコンをアプリケーションフォルダへドラッグする
2. アカウントを作る（上の3通りのいずれか。メールで届く確認コードを入れる方式では迷惑メールフォルダも確認する）
3. ブックマークとパスワードを今のブラウザから取り込む（任意）
4. スペースを作る（初期画面では3つまで作れる）
5. 各スペースに使うメールアドレスを割り当てる
6. 各スペースへ、よく使うアプリをドラッグして入れる
7. 広告ブロックの拡張機能を追加し、アドレスバーの検索エンジンを選ぶ

3の取り込みは任意ですが、パスワードは端末の外に出ない形で複製されると明記されています。ここを飛ばして後からパスワード管理の拡張機能を入れる方針でも構いません。ただし無料のBasicでは拡張機能が1つまでなので、広告ブロックとパスワード管理の両方を入れたい場合は有料前提の設計になります。

5の「各スペースにメールアドレスを割り当てる」は、飛ばしやすいわりに後で効く工程です。ここで割り当てたアドレスが、そのスペースでサインインする際の既定になります。取引先ごとにスペースを切るなら、そのスペースで使うアドレスをここで入れておくと、以降の入り直しが減ります。

スペースにするか、Profileにするか

2つ目と3つ目の判断は、公式が「部屋と書類棚」の喩えで整理しています。部屋がインストールしたアプリ本体、棚がProfile、棚の引き出しがスペース、という対応です。

スペースはログイン情報だけを分けます。分かれるのはCookieとサインイン状態だけなので、検索は全スペースを横断し、未読バッジは1か所に集まり、別スペースのアプリを左右に並べることもできます。取引先AのGmailと自分のGmailを同時に開いたまま、片方をもう片方の隣に置ける、という状態です。

Profileは環境ごと分けます。設定も拡張機能もパスワードも、スペースの構成そのものも共有されません。切り替えは画面右上のアイコンからで、切り替えた先は別の世界になります。

判断は次の基準で足ります。

• アカウントは分けたいが、検索も通知もまとめて見たい → スペース
• 経理や機密性の高い案件のように、環境ごと閉じたい → Profile
• 同じMacを別の人も使う → その人に別Profileを渡す
• 1つの案件の未読だけを独立して見たい → その案件をProfileに切り出す

最後の項目は見落とされがちです。未読とバッジと検索が全部まとまるのは普段は利点ですが、案件が大きいと逆に雑音になります。その場合だけProfileに切り出すと、その案件の未読だけが閉じた形で見られます。

グループは「アプリ」ではなく「作業の単位」で切る

スペースが決まったら、次はグループです。グループはサイドバーに並ぶ角丸四角のアイコンで、色とアイコンと未読バッジをそれぞれ持ちます。1つのグループに複数のアプリを入れられ、アプリが1つだけのグループではタブ列を隠せます。

切り方の基準は、スマートフォンのホーム画面でフォルダを作るときと同じです。アプリの種類ではなく、やることでまとめます。旅行、経理、動画といった用途で切る形と、取引先1、取引先2、副業、学校のようにアカウントの持ち主で切る形の2通りが公式にも例示されています。

グループにはスペースが1つ結び付いています。そのグループで作業しているときに開いたアプリやタブは、自動的にそのスペースへ入ります。毎回どのアカウントで開くかを選ばずに済むための既定であって、固定の規則ではありません。必要であれば1つのグループに別々のスペースのアプリを混ぜられます。

サイドバーの表示は2通りあります。今いるスペースのグループだけを見せる表示と、全スペースのグループを一覧で見せる表示です。スペースを5つ以上に増やすなら、前者に切り替えないとサイドバーが長くなりすぎます。

スペースを何個作るかは、招待状の数で決まる

2つ目の項目、スペースの数は、感覚で決めると多すぎるか少なすぎるかのどちらかになります。基準になるのは、抱えているアカウントの数ではなく、同じサービスに対して複数のアカウントを持っている数です。

たとえばGmailを3つ、Slackのワークスペースを2つ持っているとします。このとき必要なスペースは3つです。同じサービスでいちばん数が多いもの（この場合Gmailの3つ）が、スペースの必要数を決めます。Slackの2つは、そのうちの2つのスペースに分けて入れれば足ります。サービスごとに数を足していくと、実際より多くのスペースを作ることになります。

この数え方が効くのは、スペースを増やすほど再ログインの総量が増えるからです。スペースを6つ作れば、6つ分のサインイン作業が発生します。同じサービスで重複していないアカウントを別々のスペースに散らすと、この作業だけが増えて、得られる分離は変わりません。

実務では、取引先から届いた招待状の数を数えるのが早い方法です。招待されたワークスペースやアカウントは、招待元ごとに分かれている必要があるものです。自分で作ったアカウントは、多くの場合1つのスペースにまとめられます。

もう1つの目安は、切り替えの頻度です。1日に何度も行き来するものは同じスペースに置いても混ざらない限り問題になりませんが、月に1度しか開かないものにスペースを1つ与えると、サイドバーの場所を常時占有します。頻度の低いものは、必要になったときに作るほうが画面は軽くなります。

7日間の試用は、体験ではなく検証に使う

試用期間は7日です。クレジットカードの登録は不要で、期間中はすべての有料機能が使えます。ここで「便利かどうか」を眺めるのではなく、有料に移る判断に必要な項目を潰しておくと、8日目の判断が早く済みます。

確かめる項目は次の4つです。

• 通知とバッジが、実際に使っているサービスで正しく数えられるか。数え方が合わないサービスがあると、集約した意味が半分になる
• リンクの行き先の指定が、自分の流れで機能するか。チャットに貼られたリンクが、意図したアカウント側で開くか
• 入れたい拡張機能が全部動くか。無料に落ちると1つまでになるため、2つ以上必要なら有料が前提になる
• 2台目のMacで同じ設定が使えるか

4つ目には条件があります。ナレッジベースには次のように明記されています。

When installing on a second computer, you must login using the same email address as your first computer in order to pick up your subscription and any cloud/sync profiles or team templates. 出典: kb.wavebox.io

2台目で別のアドレスを使うと、契約もクラウド上の設定も引き継がれません。最初のアドレス選びがここでも効いてきます。なお、7日で判断しきれない場合は、試用終了の通知メールに返信して延長を依頼できると案内されています。判断材料が揃っていないまま期限で決めるより、延長を頼むほうが結果的に早く終わります。

順番を間違えたときに、どこからやり直すか

設定の順番が実務に効く理由は、やり直しの範囲が階層で決まるからです。アプリの置き場所を変えるのは数秒で済みます。グループの切り方を変えるのも、ドラッグで動かせる範囲です。ところがスペースを増やしたり既定を変えたりすると、そのスペースのアプリ全部でサインインをやり直すことになります。Profileを分ける判断に至っては、拡張機能もパスワードも入れ直しです。

だから、決める順番は外側から内側です。Profileをどう分けるか、スペースをどう切るか、グループをどうまとめるか、アプリをどこへ置くか。この順で決めれば、やり直しは常に内側だけで済みます。逆にアプリを並べることから始めると、外側を変えるたびに内側が全部崩れます。

この「面を先に決めてから中身を入れる」という順番自体は、アプリごとに独立したワークスペースを持つ道具に共通する考え方です。面の単位をどう取るかの整理はワークスペースに、どのサービスを面に載せられるかは使えるアプリにまとめてあります。機能の範囲そのものはできることで確認でき、導入前後に出てくる細かい疑問はよくある質問に集めています。

最初に決めるのは4つだけです。アドレス、スペースの数、Profileの要否、持ち込むもの。この4つを紙に書き出してからインストーラを起動すると、初期設定の画面で迷う時間がなくなります。