Canvaのアカウント切り替えとチーム切り替えの違い｜1台での分け方

canva アカウント 切り替えで検索した人の多くは、手順そのものではなく「切り替えたはずなのにデザインが見つからない」という状態に困っています。プロフィールのアイコンから切り替えたのに、作ったはずのバナーが一覧に出てこない。有料機能が使えたはずなのに、素材に王冠のマークが付いている。この2つは同じ原因から来ています。

Canvaには階層が2つあり、アカウントの切り替えとチームの切り替えは別の操作です。どちらを動かしたのか自分で分かっていないと、探しものの居場所が特定できません。まず階層を整理してから、追加と切り替えの手順、そして仕事で使うときに先に決めておくべき点を順番に見ていきます。

アカウントはメールアドレス、チームはその中の部屋

Canvaの公式ヘルプは、アカウントの定義をはっきり書いています。

Canvaアカウントは登録済みのメールアドレスに関連付けられています。Canvaへのログインに異なるメールアドレスを使用しているということは、複数のCanvaアカウントを保有していることを意味します。 出典: canva.com

つまりアカウントの数は、使っているメールアドレスの数と同じです。個人のGmailで始めて、あとから会社のアドレスで招待された人は、その時点でアカウントを2つ持っています。

その1つのアカウントの中に、チームが複数あります。チームは他の人とデザインを共同で作るための単位で、1つのアカウントで複数のチームを作ることも、複数のチームのメンバーになることもできます。フリーランスとして3社のチームに招かれている人は、アカウントは1つでチームが4つ、という形になります。

ここが探しものの居場所を決めています。チームを切り替えると、そのチームで作成したデザインと、そのチームで購入したプランやアイテムだけが表示されます。個人のチームで作ったバナーは、取引先のチームに切り替えた画面には出てきません。有料機能が急に使えなくなるのも同じ理屈で、Canvaプロの契約を持っているチームから、無料のチームに移動しているだけです。

デザインが見つからないときに確かめる順番は決まっています。先にプロフィールのアイコンを開いて、いまどのアカウントにいるかを見ます。次に、そのアカウントの中でどのチームにいるかを見ます。この2段を確認すれば、たいていは「別のチームにいた」で説明が付きます。

アカウントスイッチャーで追加し、ログアウトせずに行き来する

以前は、別のアカウントを使うには一度ログアウトして入り直す必要がありました。いまはアカウントスイッチャーがあり、公式ヘルプも「ログアウトせずにアカウントを切り替えることはできますか」という問いに「はい」と答えています。

追加の手順は、デスクトップでは次の通りです。すでにログインしている状態でプロフィールのアイコンをクリックし、[アカウント]に進んで[+別のアカウントを追加]を選びます。新しいタブが開き、希望の方法でログインする画面が出ます。もう一方のアカウントの認証情報で入れば、ホーム画面に戻ったあとプロフィールのアイコンにそのアカウントが並びます。

切り替えは同じ場所から行います。ホームページでプロフィールのアイコンをクリックし、[アカウント]から使いたいアカウントを選ぶだけです。使わなくなったものを一覧から消すときは、同じ[アカウント]の中の[アカウントの管理]から削除します。

追加できる数について、公式ヘルプは具体的な制限を示していません。混乱を避けるために管理できる範囲に保つことを勧める、という書き方です。切り替えの対象になるアカウントの種類にも制限はなく、無料版・Canvaプロ・Canvaチームス・Canvaエンタープライズを1回のセッションの中で行き来できます。

見落としやすい利点が1つあります。各アカウントは独自の設定を保持するため、切り替えて戻ってきたとき、そのアカウントは前回終了した時点と同じ状態になります。作業の途中で別のアカウントに寄って、また戻る、という動きで状態が壊れません。

チームの切り替えは別の場所にある

アカウントの切り替えと同じメニューの中に、チームの切り替えも並んでいます。ホームページでプロフィールのアイコンを選び、[チーム]のところで現在のチームにカーソルを合わせるか選択して、右矢印のアイコンを押します。所属しているすべてのチームが並び、いま参加しているチームの横にはチェックマークが付きます。

ナビゲーションは段階的に更新されているため、手元の画面と説明が少しずれることがあります。プロフィール写真やCanva AIがホームページに見当たらない場合は、[その他]の中を探すことになります。

切り替えのオプション自体が見つからないときは、順番に確かめる項目があります。Canvaが最新の状態かを見て、一度ログアウトして入り直し、それでも出ないならブラウザのキャッシュやアプリのデータを消します。削除の項目だけが出ない場合は、アプリかブラウザを再起動してから[アカウントの管理]に入ります。

2つのアカウントを1つにまとめることはできない

副業でCanvaを始めた人が、あとから本業でも使うようになると、たいていアカウントが2つになります。この2つを統合したいという要望は自然ですが、公式ヘルプは統合する直接の方法はないと明記しています。

代わりに案内されているのは、デザインを共有して所有権を移す回避策です。残したいアカウントまたはチームを1つ決め、保持したいデザインをそのアカウントやチームに共有して、そこからコピーを作ります。移行が済んだあとで、もう一方のアカウントを削除するかどうかは任意です。

この回避策には制限があります。CanvaプロやCanvaチームスのプラン自体は移せません。デザインを有料のアカウントへ移すことでプレミアム機能を使い続ける形にはなりますが、契約そのものが引き継がれるわけではありません。統合を前提に使い分けを設計すると行き詰まるので、最初から「2つのアカウントを両方使い続ける」前提で並べておくほうが現実に合います。

転職や独立のタイミングで慌てないためには、作る場所を先に決めておくのが効きます。会社のチームで作ったものは会社に残るという構造なので、自分のポートフォリオに載せたい成果物は、権利の扱いを確認したうえで個人のチームにもコピーを置いておくのが安全です。

2つ目を作る前に決めておく3つのこと

1つ目は、どのアドレスをどの用途に割り当てるかです。アカウントの実体はメールアドレスなので、ここを決めた時点で使い分けの形がほぼ固まります。会社のアドレスは会社の仕事、個人のアドレスは個人の制作、という分け方が扱いやすく、勤務先がドメインを取得したときの影響範囲も読めるようになります。副業で使う場合は、本業の会社のアドレスで作らないのが安全です。

2つ目は、素材とブランドの置き場所です。ロゴやフォント、色の指定といったブランドの素材は、それを設定したチームの中にあります。2つのアカウントで同じ素材を使いたい場合は、両方にアップロードしておく必要があります。どちらか片方を「素材の本拠地」と決めておけば、更新したときに直す場所が1か所で済みます。

3つ目は、登録の方法をそろえるかどうかです。Googleで続行して作ったアカウントとメールアドレスで作ったアカウントが混ざると、「アカウントはすでに存在します」というエラーに当たります。これは登録ではなくログインを試せば解決するもので、Googleで始めたなら次もGoogleで続行する、と決めておけば迷いません。パスワードが分からなくなった場合は、ログインの画面から再設定して入り直します。

勤務先がドメインを取得したときの30日

会社のメールアドレスでCanvaに登録している人には、もう1つ知っておくべき期限があります。組織がドメインを取得したというお知らせが届いた場合、そのアカウントは放置すると自動的に組織に関連付けられます。個人の用途で使い続けたいなら、お知らせを受け取ってから30日以内にメールアドレスを個人のものへ変更する必要があります。

関連付けが済んでシングルサインオンで管理されるようになると、できなくなることが増えます。アカウントにリンクされたメールアドレスの変更、アカウント名の更新、管理者の承認なしでのアカウント削除が止まります。組織が管理するチームで作成または共有されたものでない限り、既存のコンテンツに組織がアクセスすることはありませんが、アカウントの操作権は手元から離れます。

期限を過ぎてしまった場合や、誤って仕事用として承認してしまった場合は、組織の管理者に連絡します。Canvaのサポートに依頼して、組織の所属からアカウントを外してもらう形になります。個人のアドレスへ切り替える手順は、設定のプロフィールのタブで組織のメールアドレスの横にある編集を選び、まだCanvaにリンクされていないアドレスを入れて保存する流れです。コンテンツは個人アカウントに残ります。

セキュリティの面では、もう1つ使える機能があります。設定の[アカウントとセキュリティ]にある[アカウント操作]から[すべてのデバイスからログアウト]を選ぶと、以前にログインしたすべてのデバイスとブラウザのセッションが終了します。共有のパソコンで入ったまま忘れた、という状況を1か所から片付けられます。

切り替えの手数より、窓の数を数える

ここまでの内容で、Canva1本の中での迷子は解消できます。残るのは、Canva以外にも同じ構造の道具が並んでいる場合です。メールが2アカウント、チャットが2ワークスペース、ドキュメントが2アカウントという状態になると、それぞれのサービスの中に切り替えメニューが1つずつでき、覚えるべき場所が増えていきます。

macOSから見ると、ブラウザのタブに並んだそれらはすべて1つのアプリの内側の出来事です。通知もアイコンも、アプリ単位より細かくは分けられません。そこで別の設計として出てくるのが、アカウントやサービスごとに窓を分ける考え方で、中心にあるのはアプリごとに独立したワークスペースという発想です。この形が何を解決するのかはワークスペースに整理されていて、通知とアイコンがアカウント単位で分かれる理由もそこにあります。Canvaを含めてどのサービスが専用の窓で動くのかは使えるアプリで確認できます。

道具を比べる段階なら、対応サービスの幅と月額の考え方が違う製品が複数あります。機能で選ぶか値段で選ぶかの分かれ目はWaveboxとの比較に、サービスを並べる形に絞った製品との違いはRamboxとの比較にまとまっています。無料で使える範囲の線引きは料金で確認できます。

判断の材料になるのは、切り替えに何秒かかるかではありません。1日のうち「どのアカウントで作業しているか分からなくなった回数」と、「別のアカウントで作ったものを探した回数」です。この2つがCanvaだけで起きているなら、アカウントスイッチャーとチームの確認で足ります。複数のサービスで同時に起きているなら、直す場所はCanvaの設定ではなく、道具の置き場所の側にあります。