Googleドライブを複数アカウントで使う方法｜パソコン版は同時に4つまで

google ドライブ 複数 アカウントで検索したとき、答えは2つに分かれます。ブラウザで複数のアカウントに同時にログインして行き来する形と、パソコン版のGoogleドライブアプリに複数のアカウントを登録してFinderから両方のファイルを触る形です。この2つは仕組みが違い、上限も違い、詰まる場所も違います。

先に数字を1つ押さえてください。パソコン版ドライブに同時に登録できるのは4つまでです。ブラウザ側には公表された上限がありません。この違いが、複数アカウントの使い分けを設計するときの出発点になります。以下では、それぞれの手順と、あとで困る仕様を順番に見ていきます。

パソコン版ドライブは一度に4アカウントまで

Googleの公式ヘルプは、パソコン版ドライブの上限を明記しています。一度に最大4個のアカウントを使用できる、という書き方です。

追加の手順は次の通りです。パソコン版ドライブのメニューアイコンをクリックし、右上のプロフィール写真から[アカウントを追加]を選びます。ブラウザに移ってログインを済ませたら、パソコン版ドライブを再起動します。この再起動が案内されている点は見落としやすく、追加したのに新しいドライブがFinderに出てこないときはここを飛ばしていることが多いです。

Macではパソコン版ドライブのメニューは画面右上のメニューバーに出ます。Windowsでは右下のシステムトレイです。アプリを閉じているときに探しやすくするため、MacならアプリケーションフォルダからDockに追加しておく形が案内されています。

仕事用または学校用のアカウントを使っている場合は、前提が変わることがあります。組織の設定によってはパソコン版ドライブを使えない場合があり、組織側でインストールする必要があるケースもあります。個人のアカウント2つと会社のアカウント1つを並べる計画なら、会社の分が本当に登録できるかを先に確かめておくと無駄が出ません。

接続を解除するとオフラインファイルが消える

アカウントを外すときの手順は、追加より注意が要ります。パソコン版ドライブのメニューからプロフィール写真を開き、[アカウントの接続を解除]を選んでポップアップで[OK]を押す、という流れです。

ここにヘルプが重要な注意を付けています。ストリーミングのアカウントの接続を解除すると、オフラインファイルはすべて削除されます。クラウド側のファイルが消えるわけではありませんが、手元で「オフラインで使用可」にしていた分は端末から消えます。飛行機や電波の弱い場所で開くために落としておいたものがあるなら、解除の前に別の場所へコピーしておく必要があります。

この挙動は、ストリーミングとミラーリングの違いから来ています。ストリーミングはパソコンの容量をほとんど使わず、必要になったときに取りに行く方式です。ミラーリングは完全なコピーをパソコンに置く方式で、こちらは容量を使います。4つのアカウントを登録する場合、全部をミラーリングにすると手元のディスクが一気に減るので、使用頻度の低いアカウントはストリーミングにしておくのが扱いやすい形です。

容量の勘違いも1つ整理しておきます。パソコン版ドライブの容量トラッカーが表示しているのは、Googleアカウントの保存容量ではなく、パソコンのハードドライブの空き容量です。共有されたファイルを同期するとハードドライブの容量は消費しますが、Googleの保存容量は消費しません。「共有フォルダを同期したら容量が減った」という状況は、減っているのが手元のディスクのほうです。

ブラウザで同時にログインし、既定のアカウントの影響を知る

ブラウザ側の手順は簡単です。Googleにログインした状態で右上のプロフィール画像またはイニシャルを選び、メニューから[アカウントの追加]を選んでログインします。切り替えも同じ場所で、メニューから使いたいアカウントを選ぶだけです。ログアウトは[ログアウト]と[すべてのアカウントからログアウトする]の2種類があります。

こちらには公表された上限がありません。だからこそ、次の疑問がよく出ます。

Googleドライブは15GB無料ですが、複数アカウントを作れば何ギガでも容量を持ててしまいます。複数アカウントでGoogleドライブを使うことにペナルティはないのでしょうか？ 出典: detail.chiebukuro.yahoo.co.jp

容量については公式の説明がはっきりしています。個人アカウントは最大15GBで、この容量はドライブ、Gmail、Googleフォトで共有されます。WhatsAppのバックアップもこの枠に入ります。アカウントごとに独立した枠なので、2つのアカウントを持てば枠も2つになります。

ただし、枠を増やす目的で運用すると別の面が効いてきます。上限に達したアカウントでは、ドライブへのアップロードやファイルの作成、Gmailのメールの送受信、Googleフォトへのバックアップが止まります。届いたメールは送信者に返送されます。さらに、上限を超過した状態が2年間続いた場合、Gmail、ドライブ、フォトのコンテンツが削除される可能性があるとヘルプに書かれています。使っていないアカウントに容量を預ける形は、放置した瞬間にこの条件に触れる設計だということになります。

既定のアカウントが引きずる設定

ブラウザで複数ログインする形には、容量とは別の落とし穴があります。Googleのヘルプは、複数のアカウントに同時にログインしていると、Googleがどのアカウントを使っているのか判断できなくなる場合があると説明しています。

判断できないとき、Googleは既定のアカウントの設定を適用することがあります。適用されうるものとして挙げられているのは、ウェブとアプリのアクティビティや広告のカスタマイズです。既定のアカウントは、多くの場合いちばん最初にログインしたアカウントになります。

影響がはっきり出るのはGoogle Playです。Google Playの国はアカウントの支払い情報によって決まるため、異なる国のアカウントに同時にログインしていると、既定のアカウントの国のコンテンツが表示されることがあります。目的のアプリが出てこない、価格が想定と違うという状況はここから来ます。ストアを開く前に、正しいアカウントに切り替える必要があります。

一方、通常は共有されない設定もあります。言語設定やログインの手順はアカウントごとに個別に管理でき、複数ログインしていても混ざりません。混ざるのは「どのアカウントの行動として記録するか」の判断が要る領域だと整理しておくと、どこを疑うべきか分かりやすくなります。

ログインの一覧から不要なアカウントを消したい場合は、手順が少し深い場所にあります。myaccount.google.comを開いて右上のプロフィール写真からログアウトし、[アカウントを削除]を選んで該当アカウントの横の削除アイコンを押します。この操作はブラウザごとに必要です。SafariとChromeの両方で使っていたなら、両方で同じ手順を踏むことになります。

複数アカウントにして効く場面と、向かない場面

効くのは、ファイルの持ち主をはっきり分けたいときです。会社のアカウントに置いたものは退職時に手元から離れ、個人のアカウントに置いたものは残ります。この境目を最初から分けておくと、あとで所有権を整理する作業が発生しません。取引先ごとにアカウントを用意する形も、案件が終わったときに丸ごと切り離せるという利点があります。

もう1つ効くのは、共有の範囲を固定できることです。アカウント単位で共有相手が決まっていれば、うっかり社外の相手に社内のフォルダを見せてしまう事故が起きにくくなります。共有の設定を1つずつ確認する手間より、入れ物を分けるほうが確実です。

向かないのは、1つの案件のファイルが複数のアカウントに散る使い方です。ドライブの検索はログインしているアカウントの範囲を対象にするため、アカウントをまたいだ横断検索はできません。同じ案件のファイルが2つのアカウントに分かれていると、探すたびに切り替えが入ります。案件単位では必ず片方に寄せる、という原則を先に決めておくのが安全です。

探すときと片付けるときに効く道具

複数アカウントの本当の負担は、追加ではなく「どのアカウントに何を置いたか分からなくなること」です。ここで使える道具がいくつかあります。

パソコン版ドライブには独自の検索が付いています。WindowsサーチやmacOSのSpotlightと違い、パソコン版ドライブの中で直接検索すると、ストリーミングされているドライブのフォルダ内のすべてのファイルが見つかります。手元に落ちていないファイルも対象になるという意味で、これは重要な差です。検索ホットキーの既定値は、macOSがCommandとアクセント記号とgの組み合わせ、WindowsがCtrl、Alt、gの組み合わせで、詳細設定から変更できます。

容量の片付けにも決まった道があります。ドライブの左側のメニューで[ストレージ]を開くと、ファイルがサイズの大きい順に自動で並びます。Gmail側はメールの検索欄で演算子を使います。10MBを超える添付を含むメールは「has:attachment larger:10M」、5MBを超えるPDFの添付は「filename:.pdf larger:5M」、2年以上前の添付を含むメールは「older_than:2y has:attachment」で絞れます。

知っておくと余計な期待をしなくなる点が2つあります。1つは、ゴミ箱を空にしてもすぐには容量が戻らないことです。複数のファイルを一度に削除した場合、保存容量の表示が更新されるまで最長で48時間から72時間かかることがあります。もう1つは、重複ファイルを自動で見つけるツールがドライブに組み込まれていないことです。名前で並べ替えて手で探すのが公式に案内されている方法です。

アカウントを増やすのか、窓を増やすのか

ここまでの内容で、Googleドライブ1つ分の使い分けは設計できます。パソコン版に4つまで登録し、使用頻度の低いものはストリーミングにして、ブラウザ側では既定のアカウントを意識する、という形です。

残る問題は、Googleドライブ以外にも同じ構造の道具が並んでいる場合に出てきます。メールが2アカウント、チャットが2ワークスペース、デザインの道具が2アカウント、そしてドライブが3アカウントとなると、それぞれのサービスの中に切り替えの操作が1つずつできます。数秒の操作が積み上がるだけでなく、「いまどのアカウントで見ているか」を思い出す回数が増えます。

macOSから見ると、ブラウザのタブに並んだそれらは1つのアプリの内側の出来事です。通知もDockのアイコンも、アプリより細かい単位では分かれません。そこで別の設計として出てくるのが、アカウントやサービスごとに窓を分ける考え方で、中心にあるのはアプリごとに独立したワークスペースという発想です。この形が何を解決するのかはワークスペースに整理されていて、通知とアイコンがアカウント単位に分かれる理由もそこで説明されています。Googleの各サービスを含めてどれが専用の窓で動くのかは使えるアプリで確認できます。

道具を比べる段階なら、対応の幅と料金の考え方が製品ごとに違います。機能で選ぶ場合の基準はWaveboxとの比較に、サービスを並べる形に絞った製品との違いはRamboxとの比較にまとまっています。無料で使える範囲の線引きは料金で確認できます。

判断の材料は、アカウントの数ではありません。1日のうちに「別のアカウントで開き直した回数」と「どのアカウントにあるか分からず探した回数」です。前者が多いならパソコン版ドライブへの登録とFinderからの参照で減らせます。後者が多いなら、探す場所を1つに寄せるか、入れ物を分けて置き場所を目で見て分かるようにするかの二択になります。